Каждая компания обязана хранить определенные документы на случай проверки. Их отсутствие может быть очень заметным в такой ситуации. Если в офисе нет места для дополнительных папок с документами, стоит подумать о депозитном архиве. Каковы преимущества использования таких услуг?

Документы, которые необходимо сохранить

Документы, которые должны быть заархивированы в случае проверки со стороны Учреждения социального страхования или Налоговой инспекции, должны храниться в архиве в течение 5 лет до конца существования компании. К ним относятся налоговые документы. Это особенно проблематично в бухгалтерских конторах, а также в компаниях с большим количеством сделок. Также важно архивировать личные дела сотрудников или регистрацию в Учреждении социального страхования компании .

Компания также может захотеть архивировать прошлые контракты с другими организациями, проекты продуктов и рекламы, награды, деловые заметки, корреспонденцию — чем крупнее компания и количество отделов в ней, тем быстрее растет количество подшивок.

Эти и другие архивные документы Германия находятся в архиве. Здесь вы узнаете где их получить, как подать заявление и о том, какие справки подходят, а какие нет. Стоит подумать об использовании его услуг. В долгосрочной перспективе это, вероятно, будет гораздо более выгодным решением как в финансовом, так и в пространственном отношении.

Особое пространство

Депозитарный архив освобождает офисные площади. Документы часто хранятся на высоких полках в отделах или в специально отведенных помещениях. Это пространство можно было бы использовать совершенно по-другому , хотя бы для повышения комфорта сотрудников или освобождения места для большего.

Виртуальная безопасность

Если мы решим архивировать документы в электронном виде (что в любом случае возможно не во всех случаях), мы должны инвестировать в хорошее оборудование. Вам понадобится высокопроизводительный компьютер и, возможно, собственный сервер. Кроме того, необходимо приобрести диски специально для архивации , которые имеют большую емкость и могут подключаться напрямую к сети. Важно периодически и регулярно создавать резервные копии ваших данных. Такие устройства должны быть очень хорошо защищены от вирусов и хакерских атак. При сдаче документов в депозитарный архив нам не приходится брать на себя эти вложения.

Инвестиции в установки

Независимо от того, решаем ли мы с бумажным или электронным архивом , помещения должны соответствовать определенным стандартам. Необходимо будет инвестировать в хорошую вентиляцию, благодаря которой ни электронное оборудование, ни карты не испортятся со временем. Кроме того, очень важна противопожарная установка, предназначенная для такого помещения, благодаря которой архивы будут в безопасности. Сдав их в эскроу-архив , мы исключаем эти расходы.

Специалисты и обучение

Для ведения архивов компании в электронном и бумажном виде должен быть нанят архивариус. На рынке очень сложно найти компетентного человека. Нам также необходимо потратить время и деньги на обучение собственных сотрудников и внедрение системы архивирования. Эскроу-архив экономит время и деньги в этом отношении